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E C T A A
The European Travel Agents'
and Tour Operators' Associations
(Las Asociaciones de Agentes de
Viajes y Tour-operadores Europeos)

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Ref.: IL08-001/94161 – 10/O1/2008

DIRECTRICES SOBRE "ADMS" Y PROCEDIMIENTOS PARA
IMPUGNAR "ADMS" DE ACUERDO CON EL PROGRAMA DE
AGENCIAS DE PASAJE DE IATA A PARTIR DEL
1 DE ENERO DE 2008

 

Las disposiciones sobre emisión y tramitación de "ADMs" ("Agency Debit Memos" – "Notas de Débito de Agencia" o "Notas de Cargo a Agencias") se establecen en la Resolución 850m y los procedimientos para impugnar ADMs, en la Resolución 818, Anexo A § 1.7.11.1(xvi) y § 1.7.12. Esas resoluciones están recogidas en el Manual del Agente de Viajes (Resolución 818 Edición vigente a partir del 1 de Enero de 2008), que ya no se entrega en CD-ROM sino que cada agente puede descargarlo de http://www.iata.org/whatwedo/travel-tourism/tah.htm.

ADMs

La naturaleza del ADM es una herramienta contable (Resoluc. 850m § 1.2).
El objeto del ADM es notificar a un agente que, a menos que haya cierta justificación en contrario, el agente debe a la compañía aérea emisora miembro del BSP el importe reflejado en el ADM por la razón que se indica (Resoluc. 850m § 1.1).
Las circunstancias en se ha de utilizar ADMs, son cobrar importes o realizar ajustes de transacciones de los agentes con respecto a la emisión y el uso de Documentos de Tráfico emitidos por o a petición del agente (Resoluc. 850m § 1.2). Los Agentes IATA Acreditados otorgan un Contrato en la forma de la Resolución 824. Este Contrato de Agencia de Ventas de Pasaje cubre las transacciones realizadas por el agente en representación de la compañía aérea. De ello se deduce que un ADM establecido por una compañía aérea tiene que ser el resultado de una acción emprendida por el agente a tenor del Contrato de Agencia de Ventas de Pasaje en representación de esa compañía aérea.
El uso alternativo de ADMs puede existir cuando haya sido acordado mediante consulta al agente o a una representación local de agentes o bien a través del APJC local (Resoluc. 850m § 1.2).

Emisión de ADMs

Las compañías aéreas se han comprometido a publicar y comunicar a los agentes por escrito y antes de su implantación sus normas de actuación (o políticas) en materia de ADMs. (Resoluc. 850 § 2.1).
Los ADMS solamente pueden tramitarse a través del BSP si se los emite dentro de los 9 meses siguientes a la fecha final del viaje. Toda acción de cargo iniciada fuera de este plazo deberá ser tratada directamente  entre la compañía aérea y el agente (Resoluc. 850m § 3.1).
Si hay un coste administrativo asociado con el establecimiento de un ADM, se le deberá comunicar al agente (Resoluc.850m § 4.3).
Las compañías aéreas tienen que facilitar a los agentes el número de teléfono o fax y la dirección de correo electrónico de  una persona o un departamento que tenga conocimiento del ADM en cuestión (Resoluc. 850m § 4.4).
Cuando sea posible, la compañía emisora deberá hacer uso de la funcionalidad electrónica del BSP (Resoluc. 850m § 4,5).

Impugnación

Los agentes tienen derecho a impugnar un ADM con motivo (Resoluc. 818, Anexo A § 1.7.12.1). Quizás algunas compañías aéreas no permitan a los agentes plantear impugnaciones de ADMs a través de BSPlink (enlace BSP), pero en ese caso, sigue existiendo el derecho a formular la impugnación por otros medios.

El agente dispone, como mínimo, de 14 días para revisar e impugnar un ADM antes de su presentación al BSP (Resoluc. 818, Anexo A § 1.7.12.2 y Resoluc. 850m § 4.6). A este plazo se le denomina, a veces,  período de latencia o plazo mínimo para presentar impugnación. En determinados mercados, ha sido ampliado a 30 días. Si un ADM es impugnado durante este período, tiene que ser excluido de la tramitación a través del BSP. 

Cualquiera que sea el período de latencia, las impugnaciones de ADMs pueden formularse, en todos los mercados,  dentro de los 30 días siguientes a la recepción del ADM (Resoluc. 850m § 4.7.1). No obstante, si un ADM es impugnado después del período de latencia, será tramitado a través del BSP.

Recepción del ADM

Mínimo, 14 días

30 días

 

Período de latencia

Tiempo para impugnar ADMs

ADM impugnado durante el período de latencia: FUERA DEL PROCESO SEGUIDO POR EL BSP

Dicho ADM deberá ser registrado por el BSP como impugnado; no deberá ser incluido en la facturación BSP y deberá ser excluido del proceso BSP. La impugnación se resuelve entre el agente y la compañía aérea de que se trate (Resoluc. 818, Anexo A §1.7.12.3 y § 1.7.12.4).

Solamente en el caso de que la compañía aérea y el agente acuerden que el objeto del ADM es correcto o que el ADM necesita un reajuste, presentará la compañía aérea al agente y al BSP el ADM original o reajustado según lo convenido, para que sea tramitado a través del BSP (Resoluc. 818, Anexo A § 1.7.12.4(i) y § 1,7.12,4(ii)).

La compañía aérea dispone de 60 días a partir de la recepción del aviso de impugnación para resolver la impugnación (Resoluc. 850m § 4,7.1.1). Si la impugnación no se resuelve dentro de ese plazo de tiempo a pesar de la consulta entre la compañía aérea y el agente, el ADM será retirado definitivamente del proceso BSP, pudiendo resolverse aún [la impugnación] bilateralmente entre la compañía aérea y el agente (Resoluc. 818, Anexo A, § 1.7.12.6 y § 1.7.12.7).

ADM impugnado después del período de latencia: TRAMITADO A TRAVÉS DEL BSP

El ADM seguirá incluido en el proceso BSP; se reincluirá en la Facturación BSP, tramitándosele para su pago (Resoluc. 818, Anexo A § 1.7.12.5 y Resoluc. 850m § 4.11).

Toda impugnación posterior será tratada directamente con la compañía aérea. La impugnación podrá dar lugar a un ACM (Resoluc. 850m § 4.11).

Si se establece que un ADM no es válido, deberá ser cancelado (Resoluc. 850m § 4.8). Cuando un ADM sea retirado por la compañía aérea, cualquier tasa administrativa que se haya exigido, será retirada o reembolsada al agente. La compañía aérea no podrá cobrar una tasa administrativa asociada a ese reembolso (Resoluc. 850m § 4.9).
Si el Agente y la compañía aérea se ponen de acuerdo, el ADM impugnado podrá ser remitido al Comisario1 de Agencias de Viajes para que resuelva sobre la impugnación. La remisión no es para revisión a tenor de la Resolución 820e, sino para orientación y mediación voluntaria (Resoluc. 850m § 4.10).
Si un agente persiste en dejar de liquidar importes debidos de manera apropiada contra ADMs, podrá ser declarado en mora y sometido a revisión (Resoluc. 818, Anexo A § 1.7.11.1(xvi)).

Normas Generales del Programa de Agencias de Pasaje
también aplicables a las impugnaciones de ADMs

De acuerdo con la Resolución 818, Anexo A § 1.10.5(a), el agente podrá registrar en cualquier momento  ante el Administrador de Agencias la existencia de un conflicto sobre un importe específico debido a una compañía aérea  e incluido en la facturación BP. Siempre que el agente entregue al Administrador de Agencias prueba escrita de dicha diferencia, el Administrador de Agencias se cerciorará de que no se aplique ninguna acción por irregularidades o mora. De acuerdo con esta norma, cuando una facturación BSP incluya un ADM sobre el que haya un conflicto entre el agente y la compañía aérea, el agente podrá deducir de la facturación BSP el importe del ADM, cuando aún no haya sido excluido de la facturación BSP por la dirección del BSP de IATA.

Si el Administrador de Agencias no ha seguido posprocedimientos correctos en detrimento directo y grave del agente, éste último podrá remitir el caso al Comisario de Agencias de Viajes para que lo revise de acuerdo con la Resolución 820e § 1.1.10. El fallo del Comisario de Agencias de Viaje vincula a las partes, a reserva de la revisión del fallo mediante arbitraje si lo solicita el agente.


1  Véase la página web del Comisario de Agencias de Viaje:
    http://www.travel-agency-commissioner.aero/